Algemeen reglement

Door toetreding tot de vereniging onderwerpt men zich aan de statuten, aan het Algemeen Reglement en aan besluiten vanuit het bestuur.

In dit artikel staat de volledige inhoud van het Algemeen Reglement. De tekst is ook beschikbaar als PDF-document, bijgevoegd bij dit artikel.

ALGEMEEN REGLEMENT ATLETIEKVERENIGING  OUDENBOSCH ‘83

(Huishoudelijk Reglement)

 


INHOUD

HOOFDSTUK 1.  LEDEN EN LIDMAATSCHAP

Art. 1.

Toetreding en opzegging

 

Art. 2.

Ereleden / Leden van Verdienste

 

Art. 3.

Straffen en strafmaat t.a.v. het lidmaatschap

 

HOOFDSTUK 2.  HET BESTUUR

Art. 4.

Verkiezing en rooster van aftreden

 

Art. 5.

De voorzitter

 

Art. 6.

De vicevoorzitter

 

Art. 7.

De secretaris

 

Art. 8.

De 2e secretaris

 

Art. 9.

Archief

 

Art. 10.

Archiefstukken

 

Art. 11.

Bewaarplicht

 

Art. 12.

Archiefplicht

 

Art. 13.   De penningmeester

Art. 14.   De 2e penningmeester

Art. 15.   De overige bestuursleden

Art. 16.   Tussentijds aftreden

Art. 17.   Bestuurlijke aansprakelijkheid

Art. 18.   Declaraties

Art. 19.   Toezicht kascontrolecommissie

 

HOOFDSTUK 3.  VERGADERINGEN

Art. 20.

Algemene regels omtrent vergaderingen

 

Art. 21.

Algemene of Buitengewone Ledenvergadering

 

Art. 22.

Algemene Bestuursvergadering.

 

Art. 23.

Vergadering Dagelijks Bestuur

 

Art. 24.   Verhindering

HOOFDSTUK 4.  VOORSTELLEN-STEMMING-AMENDEMENTEN

Art. 25.

Voorstellen - Volmacht

 

Art. 26.

Amendementen

 

 

 

 

HOOFDSTUK 5.  COMMISSIES

Art. 27.

Delegeren van bevoegdheden

 

Art. 28.

Vaste commissies

 

Art. 29.

Commissies van Tijdelijke Aard

 

Art. 30.

Verhindering

 

 

HOOFDSTUK 6.  WEDSTRIJDEN - REGLEMENTEN

Art. 31.

Wedstrijden

 

Art. 32.

Atletiek Unie (KNAU) Wedstrijdreglement

 

 

 

 

HOOFDSTUK 7.  OVERIGE BEPALINGEN

Art. 33.   Aansprakelijkheid

Art. 34.   Vervoersaansprakelijkheid

Art. 35.   Clubtenue – Clubkleuren

Art. 35a. Trainers

Art. 36.   10 Gouden Regels

HOOFDSTUK 8.  GEBRUIKSREGELS ACCOMMODATIE

Art. 37.   Algemene gebruiksregels van baan, clubgebouw & materialen

HOOFDSTUK 9.  ALCOHOLBELEID

Art. 38.   Algemeen alcoholbeleid – Convenant Verantwoorde Alcoholverstrekking

HOOFDSTUK 10.  MEDIACODE

Art. 39.   Verenigingsinformatie door middel van internet

Art. 40.   Verenigingsinformatie door middel van sociale media 

Art. 41.   Verenigingsinformatie door middel van gesproken en/of geschreven communicatie )

HOOFDSTUK 11.  SLOTBEPALINGEN

Art. 42.   Wijziging persoonlijke gegevens (adres-email-telefoon e.d.)

Art. 43.   Verbindend verklaren van toegezonden documentatie en informatie

Art. 44.   Voorstellen tot wijziging van bepalingen in Algemeen Reglement

Art. 45.   Beroep op onbekendheid met het bepaalde in Algemeen Reglement en Statuten

Art. 46.   Ontheffing van reglementsvoorschriften door Algemene Ledenvergadering

Art. 47.   Bestuursbeslissing in geval van onvoorziene situaties

Art. 48.   Inwerkingtreding van het Algemeen Reglement

 

Nb. 

  • Waar in dit reglement wordt gesproken over “hij”, worden zowel mannelijke als vrouwelijke personen bedoeld, welke voor alle voorkomende functies in aanmerking komen.
  • Waar in dit reglement wordt gesproken over “het bestuur”, wordt het bestuur van de vereniging bedoeld.

 

HFDST. 1  LEDEN EN LIDMAATSCHAP

Art. 1.  Toetreding en opzegging.

a. Door toetreding tot de vereniging onderwerpt men zich aan de statuten, aan het Algemeen Reglement en aan bestuursbesluiten.

b. Toetreding als lid geschiedt door aanmelding door middel van een door de vereniging           ter beschikking staand digitaal aanmeldingsformulier, wat door belanghebbende dient te worden ingevuld. Alleen in uitzonderingsgevallen (bv. bij afwezigheid van email-adres), kan men zich schriftelijk  aanmelden.

Na aanmelding ontvangt men direct automatisch per email een formulier voor de incasso-machtiging met het verzoek dit te printen, te ondertekenen en gescand te retourneren aan de ledenadministratie. Het is een wettelijke verplichting om hiertoe een handtekening te ontvangen. Mocht het scannen niet lukken, is toezending per post of deponering in de “blauwe bus” (hal clubgebouw) toegestaan.

Voor minderjarigen dient de incasso-machtiging van de handtekening van één der ouders of verzorgers te zijn voorzien, aangezien de email en later de facturen aan laatstgenoemden worden gericht. Pas na ontvangst van het ondertekende formulier wordt de inschrijving verder verwerkt, d.w.z. met een welkomstbrief, inschrijving bij de desbetreffende bond, factuur voor het, door het bestuur vastgestelde, inschrijfgeld, bondsafdracht en 1e contributieperiode. Ter afronding vindt melding aan de penningmeester plaats.

c. Toetreding als lid kan uitsluitend voor een minimum termijn van zes (6)   maanden

d. Opzegging kan alleen per email (naar ledenadministratie@avo83.nl) of schriftelijk bij de ledenadministratie (zie www.avo83.nl) worden gemeld met, behoudens bij overlijden, in acht name van een opzegtermijn van één (1) maand, voorafgaand aan het huidige kwartaal:

i. Leden van de Atletiekunie zijn bij opzegging op of na 1 december de volledige bondscontributie voor het nieuwe jaar verschuldigd.

ii. Leden van de wandelbond (KWBN) zijn bij opzegging op of na 1 november de volledige bondscontributie voor het nieuwe jaar verschuldigd.

e. Leden welke, bij herhaalde problemen met de automatische incasso, nalatig zijn in de betaling van contributie, kunnen door het bestuur op passende wijze disciplinair worden gestraft.

 

Art. 2.  Ereleden / Leden van Verdienste.

Zij die zich bijzonder verdienstelijk hebben gemaakt voor de vereniging of voor het door de vereniging gesteld doel, kunnen worden benoemd tot Erelid en Lid van Verdienste (als bedoeld in Art. 5 lid 5 van de statuten). De benoeming geschiedt door de Algemene Ledenvergadering, op voorstel van het bestuur of op voordracht van tenminste vijfentwintig (25) stemgerechtigde leden.

Art. 3.  Straffen en strafmaat ten aanzien van het lidmaatschap.

1. Straf en strafmaat worden door het bestuur vastgesteld, zij kunnen bestaan uit:

a. Berisping;
b. Schorsing voor een bepaalde tijd;
c. Royement en opzegging van het lidmaatschap.

2. Een voorstel tot schorsing of royement kan door het bestuur niet eerder in behandeling worden genomen, dan nadat het betreffende lid in een bestuursvergadering is gehoord, althans daartoe per aangetekend schrijven is opgeroepen. Indien betrokkene(n) gebruik wenst(en) te maken van het recht om tegen de schorsing, uitgesproken door het bestuur om andere reden dan wanbetaling, bij de Algemene Ledenvergadering in beroep te gaan, dient door hem/haar een beroepschrift te worden ingediend bij de secretaris van de vereniging.

Het bestuur brengt dit beroepschrift in de eerstvolgende (of bijzondere leden-vergadering) aan de orde. Een geschorst lid verliest voor de duur van zijn schorsing alle rechten, doch behoudt zijn verplichtingen verbonden aan het lidmaatschap.

 

HFDST. 2  HET BESTUUR

Art. 4. Verkiezing en rooster van aftreden.

De verkiezing van bestuursleden heeft plaats in de jaarlijkse Algemene Ledenvergadering (ALV). Bestaat het bestuur uit vijf (5) leden, dan treedt het ene jaar de voorzitter en minimaal twee (2) anderen bestuursleden af (uitgezonderd de secretaris) en het andere jaar de overige twee (2) bestuursleden, waaronder de secretaris. Aftredende bestuursleden zijn terstond herkiesbaar. Zij worden geacht automatisch kandidaat te zijn, tenzij zij tenminste 4 weken voor de jaarlijkse ALV schriftelijk aan de secretaris mededelen, niet voor herbenoeming in aanmerking wensen te komen.

Een nieuw gekozen bestuurslid treedt in functie vanaf het moment dat hij/zij is verkozen als lid van het bestuur door de ALV.

In geval van een wisseling van voorzitter geldt de volgende extra bepaling:

In geval van een voorzitterswissel dient een der medebestuursleden expliciet bij de ALV (naast een eventuele verkiezing tot bestuurslid) de verkiezing van een der bestuursleden tot voorzitter in stemming te brengen.

De nieuwe voorzitter treedt in functie vanaf het moment dat de ALV hem/haar heeft verkozen tot voorzitter.

 

Art. 5.  De voorzitter.

De voorzitter draagt zorg voor een stipte nakoming van hetgeen is bepaald in de statuten en dit reglement. Hij leidt alle vergaderingen en heeft het recht tot sluiting van een discussie, wanneer hij meent dat de vergadering voldoende is ingelicht, doch hij is verplicht ze onmiddellijk te heropenen indien twee/derde van de aanwezige stemgerechtigde leden de wens daartoe te kennen geven.

Op verzoek van een stemgerechtigd lid kan bij meerderheid van stemmen, de vergadering voor maximaal 10 minuten worden onderbroken. De voorzitter draagt zorg, dat de op de agenda vermelde punten aan de orde worden gebracht en dat hij de goedgekeurde notulen mede ondertekent. De voorzitter kan in geval van misdraging en/of verstoring, een lid het verder bijwonen van de vergadering ontzeggen.   

De voorzitter is eindverantwoordelijk voor de informatievoorziening, zowel intern als extern en daarmee ook de 1e woordvoerder van de vereniging. De voorzitter ondertekent mede alle belangrijke uitgaande stukken.

De voorzitter is eindverantwoordelijk voor de sponsoring binnen de vereniging, maar kan de uitvoering neerleggen bij een sponsorcommissie.

 

Art. 6. De vicevoorzitter.

Bij afwezigheid van de voorzitter treedt de vicevoorzitter in zijn plaats. Mocht deze eveneens afwezig zijn, kiezen de overige bestuursleden uit hun midden een voorzitter voor de duur van diens afwezigheid.

 

Art. 7. De secretaris.

De secretaris notuleert de vergaderingen. De secretaris ondersteunt de voorzitter betreffende de informatievoorziening binnen en buiten A.V.O.’83. De secretaris is de 2e woordvoerder van de vereniging.

De secretaris is verantwoordelijk voor:

  • het verzorgen van de verenigingscorrespondentie (schriftelijk en digitaal)
  • het verzorgen van alle andere uitgaande stukken die namens het bestuur van de vereniging worden verstuurd
  • het actueel houden van het digitale en papieren archief.
  • communicatie-uitingen in de pers, de communicatiemiddelen vanuit de vereniging naar buiten, de verenigingswebsite (www.avo83.nl) en eventueel overige digitale  communicatiekanalen (zoals Twitter, Facebook, Yammer, AVO83-mailboxen, enz.)
  • het notuleren van de bestuursvergaderingen en de ALV.

Art. 8. De 2e secretaris.

De 2e secretaris is de secretaris bij diens werkzaamheden behulpzaam en vervangt hem bij afwezigheid.

 

Art. 9. Archief.

Het archief (op papier en digitaal), berustend bij de secretaris, bevat alle, op de vereniging betrekking hebbende, stukken.

 

Art. 10. Archiefstukken.

Zonder toestemming van het bestuur mogen geen stukken aan het archief worden onttrokken.

 

Art. 11. Bewaarplicht.

Alle, door het bestuur aan te wijzen stukken, moeten gedurende tenminste tien (10) achtereenvolgende jaren worden bewaard, tenzij wettelijk een langere termijn is voorgeschreven.

 

Art. 12. Archiefplicht.

De bestuursleden brengen de bij hen ingekomen en uitgaande correspondentie in bij het secretariaat. Teneinde continuïteit te kunnen garanderen van het digitale archief, dient dit te worden bewaard (en indien nodig overgezet) op een gangbaar digitaal medium.

 

Art. 13. De penningmeester.

De penningmeester is belast met:
a. het beheer van de verenigingsfinanciën;
b. het innen van contributie en andere inkomsten en/of vorderingen van de vereniging;
c. het doen van uitgaven:

  • dit kan reguliere zaken betreffen, waar geen impliciete goedkeuring van het bestuur voor nodig is.    
  • dit kan incidentele zaken betreffen, waar expliciete goedkeuring van het bestuur voor nodig is.
  • boven een door het bestuur vast te stellen bedrag kunnen niet enkelvoudig door de penningmeester worden uitgevoerd, maar vereisen een tweede handtekening van één van de andere bestuursleden.

d. de penningmeester is verplicht boek te houden van alle inkomsten en uitgaven van de vereniging en bewaart alle bescheiden daarvan.

e. hij is verplicht aan het bestuur inzage te geven van alle boeken en bescheiden en tot het afleggen van rekening en verantwoording op de jaarlijkse ALV.

De penningmeester werkt nauw samen met de beheerder van de ledenadministratie.

 

Art. 14. De 2e Penningmeester.

De tweede (2e) penningmeester is de penningmeester, indien noodzakelijk, in zijn/haar werkzaamheden behulpzaam en vervangt hem/haar bij (langdurige) afwezigheid.

 

Art. 15. Overige bestuursleden.

De werkzaamheden van de overige bestuursleden worden in overleg met het Dagelijks Bestuur (DB) geregeld.

 

Art. 16. Tussentijds aftreden.

Een bestuurslid, dat zijn functie tussentijds neerlegt, geeft hiervan onmiddellijk schriftelijk kennis aan het bestuur.

Indien door tussentijds aftreden minder dan vijf (5) bestuursleden overblijven, dient (eventueel door middel van een buitengewone ledenvergadering) zo snel mogelijk in de vacature(s) te worden voorzien.

 

Art. 17. Bestuurlijke aansprakelijkheid.

Een bestuurslid is voor de onder hem berustende gelden, boeken, bescheiden of andere bezittingen van de vereniging geheel aansprakelijk, tenzij overmacht kan worden bewezen.

 

Art. 18. Declaraties.

In het belang van de vereniging gemaakte en door het bestuur noodzakelijk geachte onkosten worden aan de leden en bestuursleden op hun verzoek door de vereniging, tegen overlegging van een schriftelijke declaratie (incl. nota’s e.d.), vergoed.

 

Art. 19. Toezicht kascontrolecommissie.

Het beheer van de penningmeester is onderworpen aan het toezicht van de kas-controlecommissie.

 

HFDST. 3  VERGADERINGEN

Art. 20.  Regels omtrent vergaderingen.

De vereniging kent de volgende soorten vergaderingen:

a. Algemene Ledenvergadering  **
b. Algemene Bestuursvergadering
c. Vergadering Dagelijks Bestuur
d. Commissievergaderingen

** Niet-leden mogen hierbij als toehoorder aanwezig zijn !

Art. 21. Algemene Ledenvergadering.

Een Algemene Ledenvergadering kan niet plaatsvinden indien niet tenminste 5% van de stemgerechtigde leden aanwezig is. Is het vereiste quotum niet aanwezig, wordt er binnen veertien (14) dagen een nieuwe vergadering vastgesteld, die ongeacht het aantal aanwezige stemgerechtigde leden, rechtsgeldig is.

Art. 22.  Algemene Bestuursvergadering.

Een Algemene Bestuursvergadering wordt belegd;

  1. op initiatief van de voorzitter
  2. op verzoekvan tenminste 2 van de overige bestuursleden.
  3. een Algemene Bestuursvergadering is alleen rechtsgeldig als meer dan de helft van het aantal bestuursleden aanwezig is

Art. 23.  Vergadering Dagelijks Bestuur.

De Vergadering van het Dagelijks Bestuur wordt belegd op verzoek van één der Dagelijkse Bestuursleden. Er kunnen alleen spoedeisende besluiten genomen worden. De Algemene Bestuursvergadering dient hierover wel direct te worden geïnformeerd.

Een vergadering van het Dagelijks Bestuur is alleen rechtsgeldig als minimaal de helft van de leden van het Dagelijks Bestuur aanwezig is.

Art. 24. Verhindering.

Indien een bestuurslid verhinderd is een vergadering bij te wonen, moet hij zorgdragen dat de eventueel ter vergadering benodigde stukken, voor de opening van de vergadering aanwezig zijn. Afmelding dient vooraf bij secretaris of voorzitter plaats te vinden.

 

HFDST. 4  VOORSTELLEN – STEMMING – AMENDEMENTEN

 

Art. 25.  Voorstellen – Volmacht.
Naast de in de statuten genoemde en voorgeschreven werkwijze, omtrent het indienen en verwerken van de voorstellen op de vergaderingen, is het volgende bepaald:

  1. Voorstellen kunnen door leden en/of bestuur worden ingediend. De te behandelen voorstellen dienen uiterlijk drie (3) weken voor de datum van de vergadering schriftelijk bij de secretaris te worden ingediend en worden, voorzien van een korte omschrijving, afzonderlijk op de agenda geplaatst. Het bestuur draagt zorg dat de agenda tenminste twee (2) weken voor de datum van de vergadering, aan de leden bekend is.
  2. Over elk voorstel wordt in volgorde van indiening gestemd, tenzij een later ingediend voorstel een verdere strekking heeft dan de vorige. Het later ingediende voorstel heeft dan voorrang. Een stemming mag niet ten doel hebben uit te maken welk van de twee voorstellen te verkiezen is.
  3. Het stemmen per volmacht dient te geschieden op speciaal daarvoor bestemde formulieren, welke tevoren bij het secretariaat verkrijgbaar zijn.

 

Art. 26. Amendementen.

Op een voorstel kunnen amendementen worden ingediend. Het laatst ingediende amendement (dat van verdere strekking is dan het voorgaande) krijgt voorrang.

  

HFDST. 5   COMMISSIES

 Art. 27.  Delegeren van bevoegdheden.

Conform de statuten, is het bestuur bevoegd om met behoud van zijn verantwoordelijkheid,  taken en bevoegdheden te delegeren aan commissies, welke uit de leden door het bestuur of door de Algemene Ledenvergadering worden benoemd.
Zij regelen hun werkzaamheden onderling, benoemen uit hun midden een secretaris of notulist en doen het bestuur schriftelijk verslag van hun vergaderingen en werkzaamheden. Alle commissies worden 1x per jaar door het bestuur tijdens een bestuursvergadering voor overleg uitgenodigd.

Art. 28.  Vaste Commissies.

Als vaste commissies worden aangemerkt:

  1. Kascontrolecommissie;
  2. Accommodatiecommissie;
  3. Wedstrijd Organisatie Commissie (W.O.C.).
  4. Kantinecommissie
  5. Technische Commissie
  6. Jeugdcommissie en jeugdsecretariaat
  7. Sponsorcommissie
  8. Wandelcommissie

Sub a. wordt benoemd door de jaarlijkse Algemene Ledenvergadering uit en door de stemgerechtigde leden.

De overige commissies worden benoemd door het bestuur en bestaan uit leden van de vereniging. Deze commissies overleggen hun verslagen te allen tijde aan de secretaris van de vereniging.

a.      Kascontrolecommissie.

De kascontrolecommissie bestaat uit drie (3) leden: twee directe leden en een reserve-lid. De directe leden worden tijdens de jaarlijkse Algemene Ledenvergadering gekozen uit en door de stemgerechtigde leden, welke geen deel van het bestuur uitmaken.

Elk jaar treedt het langstzittende directe lid af en deze moet door een nieuw gekozen lid worden vervangen.

Deze commissie moet zo dikwijls als zij dit wenselijk acht, doch minstens één maal per jaar, met minimaal 2 commissieleden, de boekhouding en kas controleren.

In alle gevallen van overmacht, wordt door de kascontrolecommissie zelfstandig een 3e reserve-lid opgeroepen, teneinde de controle van boekhouding en kas met minimaal 2 personen te kunnen uitvoeren. Dit reserve-lid hoeft geen lid van de vereniging te zijn, maar mag in ieder geval geen deel van het bestuur uitmaken, teneinde de controle objectief en onafhankelijk te kunnen uitvoeren.

Na elke controle brengt de commissie verslag uit aan het bestuur. In de jaarlijkse te houden Algemene Ledenvergadering brengt zij verslag uit over haar werkzaamheden van het afgelopen verenigingsjaar. Indien de boekhouding en de kas van de penningmeester in orde worden bevonden, tekenen de leden van de kascontrolecommissie voor akkoord.

Bij tussentijds aftreden van de penningmeester moet de kascontrolecommissie binnen acht (8) dagen bijeenkomen ter controle van kas en boeken.

b.      Accommodatiecommissie.

Haar behoort de zorg en het onderhoud toe van al het, in eigendom van de vereniging, toebehorende materiaal en draagt zij tevens zorg voor het tijdig in gereedheid brengen van het materiaal en alles wat daartoe verder behoort om tot een goede uitvoering van wedstrijden te komen. De aankoop van materiaal geschiedt te allen tijde in overleg met het bestuur.

De commissie brengt jaarlijks op de Algemene Ledenvergadering schriftelijk verslag uit van haar werkzaamheden over het laatst verlopen verenigingsjaar.

c.       Wedstrijd Organisatie Commissie (W.O.C.).

De Wedstrijd Organisatie Commissie, verder genoemd W.O.C., wordt benoemd door het bestuur en bestaat uit een wedstrijdorganisator en een wedstrijdsecretaris. Tot de taak van deze commissie behoort al hetgeen een goede organisatie van, door A.V.O.’83 georganiseerde, wedstrijden betreft.

d.      Kantinecommissie.

Deze draagt zorg voor het beheer van de kantine en aangrenzende vertrekken in de ruimste zin van het woord en coördineert het gebruik hiervan ten behoeve van vergaderingen en (bijzondere) evenementen. De kantinecommissie werkt in overeenstemming met het “Convenant Verantwoorde Alcoholverstrekking”.  Is tevens verantwoordelijk voor het voorraadbeheer van consumptieve- en reinigingsmiddelen.

e.       Technische Commissie (T.C.).

Doel is om leden uit alle verenigingsgeledingen zo optimaal mogelijke kansen te bieden op een gezonde en verantwoorde manier hun sport te laten bedrijven. De T.C. is samengesteld uit een aantal leden, die de verschillende disciplines vertegenwoordigen n.l. de jeugdafdeling, senior hardlopers, Nordic Walking/Sportief Wandelen en Wandelen. De TC-leden kiezen uit hun midden een voorzitter, en verdelen de volgende taken: coördinatie tussen de verschillende afdelingen en correspondentie betreffende de T.C, beleggen van de vergaderingen incl. verslaggeving en distributie hiervan.

Taken en verantwoordelijkheden van de T.C. zijn:

  • Stimulering en ondersteuning van (assistent)trainers met betrekking tot deelname      aan (bij)scholing. Doel is hen te voorzien van mogelijkheden kennis te nemen van nieuwe ideeën en gewijzigde inzichten voor het trainen van lopers/atleten.
  • Organiseren van voorlichtingsbijeenkomsten op het vlak van bv. blessurepreventie,voeding, e.d.
  • Voorstellen tot aanschaf van (training)materiaal.
  • Actueel houden van baanreglement en baanschema.
  • Advisering van het bestuur in het kader van verbeterpunten.
  • Initiëring van regelmatige trainers-overlegbijeenkomsten.
  • Beoordeling clubkledingaanvragen met advies aan bestuur.
  • Inventarisatie en beheer presentielijsten (trainers & leden).
  • Het voeren van sollicitatiegesprekken met nieuwe (assistent)trainers.
  • Klachtenafhandeling op het gebied van technische zaken.

 f.          Jeugdcommissie en jeugdsecretariaat

Jeugdcommissie en jeugdsecretariaat hebben tot taak het bieden van ondersteuning aan de jeugdtrainers, de jeugdleden en het bestuur bij alle communicatie en organisatie van trainingen, activiteiten en evenementen die worden georganiseerd voor de jeugdleden.

f1. Communicatie:

  • informeren van leden/ouders over trainingstijden, locaties en wedstrijd- en evenementenaanbod.
  • informeren van aspiranten/ouders over vereniging en trainingen en begeleiden naar inschrijving.
  • nazorg naar ouders en vereniging bij opzeggingen.
  • up-to-date houden van website op gebied van algemene trainingsinfo, wedstrijden, uitslagen, evenementen, foto's.
  • klachtenbehandeling.
  • Sjors Sportief: overleg met gemeente over aanbod, aanbieding aan scholen, communicatie naar deelnemers en trainers, ontvangst bij start en werving bij afsluiting.
  • verzorgen van communicatie voor kamp en carnaval.

f2. Organisatie:

  • het voorbereiden, voorzitten en notuleren van jeugdtvan rainersoverleg.
  • het selecteren van wedstrijden, informeren trainers en jeugdleden over aanbod, inschrijving voor gekozen wedstrijden en verzorgen van crossen.
  • het afsluiten verzekeringen voor evenementen
  • het bespreken van trainingsruimte voor de winterperiode
  • het deelnemen aan- en uitzetten/afwerken van de jaarlijkse Grote Clubactie.

f3. Jeugdledenadministratie:

  • In overleg met de ledenadministratie het up-to-date houden van de jeugdledenlijst.
  • In afstemming met de trainers bijhouden van de jeugdledenpresentielijst.

f4. Informatievoorziening aan bestuur:

  • Opstellen jaarlijkse begroting jeugdcommissie.
  • Opstellen jaarverslag t.b.v. ALV.

 

g.      Sponsorcommissie.

Heeft ten doel op een gestructureerde wijze sponsoren aan de vereniging te koppelen, enerzijds door middel van reclameborden langs de atletiekbaan en anderzijds door middel van sponsoring van wedstrijden, speciale evenementen en/of festiviteiten. Primaire verantwoordelijkheid hiervoor ligt bij de verenigingsvoorzitter.

 

h.      Wandelcommissie.

De afdeling Wandelen werkt niet met gecertificeerde trainers en is derhalve ook opgezet in de vorm van een commissie. Doel is om de leden die ervoor hebben gekozen om binnen de vereniging actief met de wandelsport bezig te zijn, zo optimaal mogelijke kansen te bieden om op een gezonde en verantwoorde manier hiermee bezig te zijn.

De Wandelcommissie heeft tot taak dit in afstemming te doen met het bestuur van de vereniging. Het bestuur kan de afstemming met de diverse bondsorganen delegeren richting de Wandelcommissie.

 

Art. 29.  Commissies van tijdelijke aard.

Naast de in Art. 28 genoemde zgn. “vaste commissies”, kunnen op voordracht van het         bestuur of Algemene Ledenvergadering, één of meer “commissies van tijdelijke aard” worden benoemd, ter vervulling van een bepaalde opdracht of om het bestuur of vaste commissie in een gedeelte van zijn taak bij te staan. Zij regelen hun arbeid onderling, benoemen uit hun midden een secretaris, welke verplicht is het bestuur maandelijks op de hoogte te houden van de werkzaamheden van de commissie. Na het volbrengen van de hun opgelegde taak of als het bestuur dit nodig oordeelt, wordt de commissie van tijdelijke aard door het bestuur ontbonden, tenzij een commissie door een ledenvergadering is benoemd, in welk geval de ledenvergadering deze commissie moet ontbinden.

 

Art. 30. Verhindering.

Indien een commissielid verhinderd is een vergadering bij te wonen, moet hij zorgen dat de eventueel ter vergadering benodigde stukken voor de opening van de vergadering aanwezig zijn.

 

HFDST. 6   WEDSTRIJDEN – REGLEMENTEN – KOSTEN – BOETES.

Art. 31. Wedstrijden.

De vereniging heeft een stimulerende rol aangaande deelname aan wedstrijden en roept op tot deelname aan wedstrijden, zeker waar sprake is van teamvertegenwoordiging. Echter, van enige verplichting hiertoe kan normaliter geen sprake zijn. Een uitzondering hierop geldt wanneer sprake is van een verenigingsafvaardiging bij deelname aan nationale, districts en dergelijke wedstrijden. Het A.V.O.’83 Verenigingsnummer bij de Atletiekunie = V12307

Art. 32.  Wedstrijdreglement Atletiek Unie (KNAU).

De leden zijn verplicht zich te houden aan het wedstrijdreglement, vastgesteld door de Atletiekunie. De ledenvergadering kan onder te stellen voorwaarden, het bestuur machtigen om bij het niet gestand doen van inschrijvingen, de hieraan verbonden kosten en/of boeten op het betreffende lid te verhalen. Kosten welke verbonden zijn aan zijn/haar na-inschrijvingen, komen in alle gevallen voor rekening van de deelnemer of deelneemster.

HFDST. 7  OVERIGE BEPALINGEN.

Art. 33.  Aansprakelijkheid.

De vereniging is niet aansprakelijk voor ontvreemding of wegraken van de eigendommen van leden of derden op de accommodatie. Ter voorkoming hiervan, stelt de vereniging kluisjes beschikbaar binnen in de accommodatie.

De vereniging is evenmin aansprakelijk voor letsel toegebracht aan of door leden of derden.

 

Art. 34.  Vervoersaansprakelijkheid.

Met het aangaan van het lidmaatschap (bij minderjarigen de wettelijke vertegenwoordiger) verklaart betrokkene nadrukkelijk de eigenaar of houder/bestuurder van het motorvoertuig waarmee leden van de vereniging, al dan niet tegen vergoeding, worden vervoerd naar en van de wedstrijd- of trainingsplaats, te ontslaan van iedere aansprakelijkheid tot vergoeding van welke schade dan ook, overkomen al of niet door schuld van de houder/bestuurder van het voertuig tijdens vermeld vervoer.

 

Art. 35.  Clubtenue – Clubkleuren.

Het clubtenue bestaat uit een (kobalt) blauw shirt, met wit A.V.O.-embleem op de borst en een short/legging. Onder clubtenue wordt verstaan: kleding in de kleuren, zoals die bij de Atletiekunie staat geregistreerd, dat wil zeggen inclusief balken, biesjes e.d., al dan niet met embleem, vignet of dergelijke en de eventuele letters op het shirt, aanduidend de naam van de vereniging en/of sponsor.

Het clubtenue dient als herkenning voor andere atleten, jury en publiek. De leden worden geacht tijdens wedstrijden het clubtenue te dragen.

 

Art. 35a. Trainers.

Trainers zijn heel belangrijk binnen sportverenigingen. Deze personen hebben het meeste “klant-contact” met de leden. Goed overleg, duidelijke afspraken en een heldere invulling van rollen en verantwoordelijkheden tussen trainers, Technische Commissie en bestuur is daarom heel erg belangrijk voor een vereniging.

 

Art. 35a.i Trainerslicentie.

De vereniging streeft na, dat zoveel mogelijk trainers/sters in het bezit zijn van een trainers-licentie. Deze licentie kost momenteel (= febr. 2016) € 47,50, is geldig voor 4 jaar en wordt door de vereniging betaald. 

 

Art. 35a.ii Lidmaatschap van de vereniging.

Trainers zijn administratief verbonden aan, maar geen lid van de vereniging.

Een van de voorwaarden om een trainerslicentie te verkrijgen is dat men lid is van de Atletiekunie. Om lid te worden van de Atletiekunie, moet men echter administratief ingeschreven zijn bij een, bij de Atletiekunie, aangesloten atletiekvereniging.

Elke trainer wordt daarom door A.V.O. 83 richting de Atletiekunie aangemeld als aangesloten bij A.V.O.’83. Trainers/sters, die op deze wijze verbonden zijn aan A.V.O.’83, zijn geen lid van A.V.O.’83, betalen bij A.V.O.’83 geen contributie, echter wel een bijdrage aan de Atletiekunie.

Een trainer kan ervoor kiezen, om zich ook als lid te verbinden aan A.V.O.’83. In dat geval gelden de reguliere bepalingen zoals opgenomen in dit reglement voor A.V.O.-leden, is reguliere contributie verschuldigd en heeft de trainer in zijn hoedanigheid als lid van de vereniging, stemrecht tijdens de ALV.

 

Art. 35.a.iii-1 Vergoeding opleiding tot assistent-trainer.

Als uitzondering op alle andere artikelen met betrekking tot vergoedingen in dit reglement: alle kosten voor het volgen van een assistent-trainerscursus, gestart op of na 1 januari 2010, komen volledig voor rekening van A.V.O.’83, zonder verplichting tot terugbetaling.

Art. 35.a.iii-2 Regeling opleiding tot trainer.

A.V.O.’83 streeft naar een, uit vrijwilligers, bestaand trainerscorps, dat qua omvang voldoet  het trainingsaanbod te verzorgen en qua kwaliteit voldoet aan de eisen, die de vereniging stelt aan de trainingen:

  • de vereniging daartoe het volgen van opleiding stimuleert
  • de trainer gemotiveerd is om een opleiding te volgen om bij de vereniging trainingen te verzorgen.

Voor de opleiding tot gediplomeerd trainer geldt de volgende regeling:

  1. De trainer volgt de opleiding.
  2. De trainer spant zich in om met goed gevolg de opleiding af te ronden.
  3. De trainer verklaart zich bereid om voor de vereniging training te verzorgen op nader overeen te komen uren.
  4. De vereniging stelt de trainer in de gelegenheid om training te verzorgen passend binnen het trainingsaanbod en de visie van de vereniging ten aanzien van het geven van training, onder nader overeen te komen voorwaarden.
  5. Assistent-trainers worden niet schematisch ingepland.
  6. De vereniging voldoet de kosten van de opleiding.
  7. De trainer verplicht zich tot terugbetaling van de opleidingskosten, wanneer door oorzaken, die de trainer zijn toe te schrijven, hij niet voldoet aan zijn onder de artikel 2 en 3 genoemde verplichtingen, onvoorziene omstandigheden uitgezonderd.
  8. De terugbetaling bedraagt:
    1. bij niet met goed gevolg afronden van de opleiding door onvoldoende inzet: 50% van de opleidingskosten
    2. binnen 1 jaar na afronding van de cursus: 50% van de opleidingskosten
    3. binnen 2 jaar na afronding van de cursus: 40% van de opleidingskosten
    4. binnen 3 jaar na afronding van de cursus: 20% van de opleidingskosten
    5. na 3 jaar is de Trainer niet meer gehouden tot terugbetaling van de opleidingskosten.

Art. 35.a.iii-3 Vergoeding cursussen overig

Voor alle overige cursussen en bijscholingen geldt het volgende:

  1. Cursussen/bijscholingen, die op specifiek verzoek van de T.C. gedaan worden, worden voor 100 % en incl. reiskosten vergoed.
  2. Cursussen/bijscholingen van de AU, N.K.S. en K.N.B.L.O., worden ten allen tijde vergoed, echter excl. reiskosten. In uitzonderlijke gevallen zal de T.C. beoordelen of deze laatste mogelijk toch vergoed worden.  
  3. Overige cursussen zullen door de T.C. beoordeeld worden en of deze wel of niet voor vergoeding, evt. met of zonder reiskosten, in aanmerking komen.

Art. 35.a.iv Clubtrainerskleding.

Clubtrainerskleding dient te worden aangevraagd via het bestuurslid “Technische Zaken” cq. via de TC-Coördinator. Bij overhandiging van trainingskleding e.d. dient voor ontvangst te worden getekend en bij vertrek dient deze in goede staat en schoon weer te worden ingeleverd.

Art. 35.a.v Vergoeding trainingsuren.

Gewerkte trainingsuren dienen minimaal 1x per kwartaal bij de penningmeester te worden gedeclareerd. Deze declaraties dienen uiterlijk op de laatste dag van het kwartaal in het bezit  van de penningmeester te zijn.

Art. 35.a.vi Beëindiging relatie trainer.

Trainer en vereniging nemen wederzijds een opzegtermijn van 1 kalendermaand in acht. Deze opzegtermijn start op de 1e dag van de maand, volgend op de maand waarin de opzegging kenbaar wordt gemaakt.

De trainer dient zijn opzegging schriftelijk of mondeling kenbaar te maken bij het bestuur, bij voorkeur tegen het einde van de kalendermaand.

Het bestuur zal de trainer schriftelijk in kennis stellen van opzegging en zo nodig de opzegging mondeling toelichten.

 

Art. 36. De 10 Gouden Regels.

Trainers zijn heel belangrijk binnen sportverenigingen. Deze personen hebben het meeste “klant-contact” met de leden. Goed overleg, duidelijke afspraken en een heldere invulling van rollen en verantwoordelijkheden tussen trainers, Technische Commissie en bestuur is daarom heel erg belangrijk voor een vereniging. A.V.O.’83 heeft daarom in dit, geactualiseerde, Algemeen Reglement de onderstaande “10 Gouden Regels” opgenomen.

 

Alle A.V.O.’83-trainers:

  • Komen op tijd;
  • Zijn zuinig op de materialen (en ruimen deze na gebruik op);
  • Laten zich alleen positief uit over hun collega-trainers en over de vereniging in het algemeen;
  • Overleggen een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) aan de vereniging en gedragen zich altijd zuiver en integer, in woord en gebaar;
  • Confirmeren zich aan beleid van bestuur c.q. T.C.;
  • Declareren op een juiste wijze;
  • Stimuleren hun atleten;
  • Hebben een leergierige houding, het volgen van opleidingen/bijscholingen wordt gestimuleerd
  • Gebruiken collectieve faciliteiten van de vereniging en gebruiken geen “eigen” faciliteiten (denk aan trainerskleding / trainingsschema’s / materialen / software & website)
  • Zoeken binnen de A.V.O.-trainersgroep naar vervanging in geval van verhindering. In geval van langdurige afwezigheid (b.v. vakantie) wordt door de trainer binnen de A.V.O.-trainersgroep gezocht naar vervanging. In geval er geen vervanging binnen A.V.O. beschikbaar is, zal in overleg met de TC en uitsluitend na toestemming van het bestuur, vervanging buiten de A.V.O. trainersgroep worden gezocht. De A.V.O.-trainersgroep wordt vastgesteld door TC en/of bestuur.

 

HFDST. 8  GEBRUIKSREGELS ACCOMMODATIE.

Art. 37. Algemene gebruiksregels van baan, clubgebouw & materialen.

In geval van extreme weersomstandigheden (gladheid, sneeuwval, wateroverlast, storm, e.d.) wordt het gebruik van de accommodatie beoordeeld door 2 baanconsuls (TC-lid en/of trainer). In geval van afgelasting wordt dit zo snel mogelijk gecommuniceerd via de website.

Voor de gebruikers van onze accommodatie gelden de volgende “huisregels”:

  • Ga zuinig om met baan en clubgebouw.
  • Gebouw, baan en materialen zodanig gebruiken dat hieraan geen onnodige schade of slijtage ontstaat.
  • Fietsen worden gestald op het daarvoor bestemde tegelplateau en nooit tegen de hekken, tegen de muur van het clubhuis of de kleedruimte.
  • De leunhekken rondom de baan zijn niet bestand tegen zware gewichten. Hangen aan of zitten op deze hekken is niet toegestaan.
  • De aanwezige reclameborden zijn kwetsbaar.
  • De gebruikte trainingsmaterialen dienen na afloop weer opgeborgen te worden door de laatste gebruikers op de daarvoor bestemde plaats in de materiaalberging.
  • Het is verboden de baan te betreden met etenswaren, snoep, kauwgom en frisdrank.
  • De baan en clubhuis betreden met zo schoon mogelijk schoeisel (maak gebruik van de buitenborstels!).
  • Op de baan zijn spikes langer dan 6 mm niet toegestaan.
  • Voor een gelijkmatige slijtage van de atletiekbaan zoveel mogelijk de banen 4, 5 en 6 gebruiken voor het in- en uitlopen.
  • Na gebruik van de douches/kleedkamers: de vloer droogtrekken, afval in de daartoe bestemde afvalbakken en de verlichting uitschakelen.

HFDST. 9  ALCOHOLBELEID.

Art. 38. Algemeen alcoholbeleid – Convenant Verantwoorde Alcoholverstrekking.

Alcohol ?  Pas vanaf 18 jaar !!

Met ingang van 1 januari 2014, is de leeftijdsgrens voor de verkoop van alcoholhoudende dranken verhoogd van 16 naar 18 jaar. Jongeren jonger dan 18 jaar, die in de openbare ruimte zwak-alcoholhoudende drank zoals bier, wijn of mixdranken bij zich hebben, zijn strafbaar en kunnen hiervoor een boete krijgen. Dit geldt niet alleen op straat, in een winkelcentrum, station, park of horecavoorziening, maar ook in de sportkantine.

Hoe vertaalt zich dat binnen onze vereniging ?
Als sportvereniging ondersteunen wij deze leeftijdsgrens. Vanaf 1 januari 2014 schonken wij al geen alcohol meer aan leden en bezoekers jonger dan 18 jaar en 16 december 2014 en hebben wij, samen met de andere Halderbergse sportverenigingen en de gemeente, het zgn. “Convenant Verantwoorde Alcoholverstrekking” ondertekend.

De gemeente controleert steekproefsgewijs of onze vereniging zich aan dit (wettelijke) convenant houdt en kan een boete opleggen, zodra blijkt, dat wij onze afspraken schenden.

Ingeval van twijfel over de leeftijd, zullen onze kantinemedewerkers de desbetreffende persoon(en) vragen hun ID-kaart te tonen.

Laat overigens onverlet, dat uiteraard ook van de 18+ leden wordt verwacht zich te matigen in het alcoholgebruik. Niet alleen als voorbeeldfunctie t.o.v. de jongeren, maar het is en blijft tenslotte een sportkantine en geen buurtkroeg, hoe gezellig ook !!

 

HFDST. 10  MEDIACODE.

Art. 39. Verenigingsinformatie door middel van internet.

Alle relevante informatie van en over de vereniging is op het internet voor leden en niet-leden op één centrale plaats beschikbaar t.w. de website, www.avo83.nl.  Zonder uitdrukkelijke toestemming of opdracht van het bestuur, is het leden en trainers van A.V.O.‘83 niet toege-staan alternatieve A.V.O.-sites in te richten.

Plaatsing van berichten in het gastenboek is onderhevig aan voorwaarden. Berichten dienen kort en krachtig te zijn en de inhoud daarvan wordt permanent “gescreend”. Anoniem geplaatste berichten worden direct verwijderd.

Art. 40. Verenigingsinformatie door middel van sociale media.

Indien leden informatie voor, van of over A.V.O.’83 delen via “social media” (zoals Facebook, Twitter, Yammer, enz.), worden zij geacht hierbij op positieve wijze over de vereniging te communiceren.

Bij het opzetten van permanentere vormen van social media (zoals bv. een Facebook-pagina), dient het bestuur van A.V.O.’83 vooraf geïnformeerd te worden. Het bestuur respecteert de vrijheid binnen sociale media, maar zal in geval van uitingen, welke afbreuk doen aan de goede naam van de club, de veroorzaker(s) hierop aanspreken en indien nodig berispen,  schorsen en royeren, afhankelijk van de mate hierin.

Art. 41. Verenigingsinformatie door middel van gesproken en/of geschreven media.

In lijn met zijn verantwoordelijkheden, is het uitsluitend aan het bestuur van A.V.O.’83 om communicatie namens of over de club te voeren met de gesproken en/of geschreven media (radio- televisieopnames, krantenpublicaties, e.d.), dan wel deze verantwoordelijkheid te delegeren.

Indien een der leden of trainers wordt benaderd door media betreffende A.V.O.-zaken, dient hiervoor onmiddellijk naar de voorzitter, secretaris of een van de andere bestuursleden, verwezen te worden.

 

HFDST. 11  VERKLARING OMTRENT GEDRAG (VOG).

Art. 41.  Verklaring Omtrent Gedrag ten behoeve van verenigingsvrijwilligers.

Onderzoek heeft aangetoond dat het vragen van een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) aan vrijwilligers bijdraagt aan de veiligheid binnen een vrijwilligersorganisatie. Met zo’n verklaring toont de vrijwilliger aan, dat hij/zij nooit veroordeeld is voor ernstige delicten, zoals een zeden- of geweldsdelict en er ,dus voor het vervullen van een specifieke taak of functie in de samenleving geen bezwaar bestaat. Justitie screent (rechts)personen die een VOG aanvragen en geeft de VOG's af.  

Met het aanvragen van VOG’s maakt de vereniging het onderwerp seksueel grensover-schrijdend gedrag bespreekbaar en geeft ook een signaal af dat werk wordt gemaakt van veilig vrijwilligerswerk. Dit is een eerste stap richting een veilig klimaat binnen onze vereniging.

Via NOC/NSF heeft A.V.O.’83 van het ministerie van Veiligheid en Justitie bericht gekregen dat onze vereniging is toegelaten tot de “Regeling Gratis VOG”. Wij kunnen vanaf nu dus voor al onze vrijwilligers een aanvraag voor een gratis VOG indienen. Om dit te kunnen doen, moeten wij wel een e-Herkenning hebben en zullen onze vrijwilligers gebruik moeten maken van hun DigiD.
De aanvraag van een e-Herkenning loopt via het secretariaat, dat tevens de informatie naar de leden hieromtrent verzorgt.

Het wordt aangeraden elke drie jaar voor een vrijwilliger een nieuwe VOG te vragen en dit ook duidelijk als beleid te hanteren. 

 

HFDST. 12  SLOTBEPALINGEN.

Art. 42.

De leden zijn verplicht adreswijzigingen (incl. emailadres, telefoonnummer(s), e.d.) schriftelijk ter kennis te brengen van het secretariaat, alsmede van de ledenadministratie.

 

Art. 43.

Mededelingen en andere stukken, toegezonden aan de van hen, bij de secretaris, bekende adressen, zijn voor de leden bindend.

 

Art. 44.

Voorstellen tot wijziging van dit reglement dienen door de leden vòòr 1 december schriftelijk bij het bestuur te worden ingediend. Deze dienen door tenminste 25 stemgerechtigde leden ondertekend te zijn. De voorstellen kunnen slechts met een meerderheid van tenminste 2/3 (twee/derde) der geldige stemmen tijdens de ledenvergadering worden aangenomen.

 

Art. 45.

De leden kunnen zich nimmer beroepen op onbekendheid met het bepaalde in de statuten en het Algemeen Reglement.

 

Art. 46.

De ledenvergadering kan met 2/3 der uitgebrachte stemmen van de stemgerechtigde leden ontheffing van de voorschriften van dit Reglement en van alle gemaakte of te maken bepalingen verlenen, mits hierdoor niet in strijd met de statuten of de wet wordt gehandeld.

 

Art. 47.

Ingeval de statuten of het Algemeen Reglement in bepaalde situaties niet voorziet, beslist het bestuur in de geest van dit reglement.

 

Art. 48.

Dit Reglement treedt in werking op de eerste dag van de maand, volgend op de verspreiding onder de leden. Dit artikel is ook van toepassing wanneer een artikel in dit algemeen reglement wordt gewijzigd.

                                                      ----------------

 

Oudenbosch, februari 2016.

Downloads:

Over de club overzicht